相信做過檔案管理員的人都有這樣的體驗(yàn)，每天需要整理大量的企業(yè)檔案資料，編號(hào)、登記、歸檔、整理。這些看似簡單的工作實(shí)際需要用大量的時(shí)間來完成，可能經(jīng)常一抬頭就發(fā)現(xiàn)隔壁桌的同事已經(jīng)下班走了。而且企業(yè)的檔案資料需要確保其完整性和安全性，稍有不小心可能會(huì)資料丟失，造成無法彌補(bǔ)的損失。

檔案工作的繁瑣，需要大量人力來完成。如何才能實(shí)現(xiàn)更為簡單的檔案管理，降低企業(yè)的運(yùn)營成本呢？通達(dá)創(chuàng)新利用OA系統(tǒng)通過電子化的分類存儲(chǔ)、無紙化的借閱操作，降低檔案管理的“繁瑣”度，提高效率。

1、檔案資料電子化存儲(chǔ)

OA系統(tǒng)的電子檔案管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)卷庫、案卷、文件管理的全程電子化。通過電子化的信息錄入，可以隨時(shí)進(jìn)行卷庫、案卷、文件的線上上傳、編輯、查看、刪除，不受時(shí)間和地域限制，并且該操作支持批量完成。在進(jìn)行新建時(shí)，可詳細(xì)列明名稱、編號(hào)、保管期限、所屬案卷/卷庫、組卷年度，并且可以通過附件上傳封面及相關(guān)資料。

文件組卷。文件組卷時(shí)，選中所需組卷的文件，即可批量性的將選中文件組卷至相應(yīng)案卷中。選擇案卷時(shí)，可直接查看該案卷的基本信息，防止組卷錯(cuò)誤。

案卷封/拆卷。組合起來的案卷也可進(jìn)行拆卷操作，以方便對(duì)文件進(jìn)行重新組合。對(duì)于整理好的案卷，可將其封卷，避免誤拆風(fēng)險(xiǎn)。

權(quán)限管理。企業(yè)的檔案基本上都存儲(chǔ)著需要保密的文件，為了保證其安全性，需要對(duì)其進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置。在系統(tǒng)內(nèi)，針對(duì)特定的卷庫、案卷、文件，都可進(jìn)行借閱范圍的設(shè)置，權(quán)限可詳細(xì)到個(gè)人，防止隱私泄露，進(jìn)一步提升檔案的安全性。

2、檔案輕松管理，管理日志留痕跡

隨著企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)的檔案可能會(huì)失去價(jià)值，需要進(jìn)行銷毀，

然而，在銷毀中總是會(huì)遇到銷毀痕跡無跡可尋的問題，還可能會(huì)遇到誤銷案卷無法恢復(fù)的問題，給檔案工作帶來極大的麻煩。

在電子檔案管理平臺(tái)內(nèi)，就可以輕松解決這一問題，檔案的所有操作日志都可以在系統(tǒng)中查詢到，責(zé)任可以落實(shí)到人；如果檔案被誤銷毀還可以恢復(fù)。在鑒定案卷時(shí)，可查看該案卷基本情況，并進(jìn)行鑒定意見的書寫，系統(tǒng)自動(dòng)匯成鑒定日志。確保重要案卷不丟失、不損害，管理方便。

3、電子化借閱流程

檔案具有高隱私性，借閱管理需要非常謹(jǐn)慎，發(fā)生丟失或損害，也能第一時(shí)間找到責(zé)任人。

通過流程化運(yùn)轉(zhuǎn)，有借閱需求可直接進(jìn)行線上申請(qǐng)，寫明借閱的時(shí)間及歸還時(shí)間，相關(guān)負(fù)責(zé)人可通過“借閱審批”列表進(jìn)行審批。通過“我的借閱”可查看審批情況及過往借閱記錄；通過借閱記錄則可以查看全部人員的借閱情況及歸還情況。除此之外，借閱信息也將自動(dòng)記入“日志”中方便統(tǒng)一管理。

繁瑣，不應(yīng)該是檔案工作的代名詞。通電子化信息錄入、全方位“日志”跟蹤、便捷權(quán)限管理、無紙化借閱申請(qǐng)，將繁瑣化為精細(xì)，讓檔案管理更簡單。