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利用OA系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理原來這么簡單?(檔案oa系統(tǒng)是什么)

利用OA系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理原來這么簡單?(檔案oa系統(tǒng)是什么)

相信做過檔案管理員的人都有這樣的體驗(yàn),每天需要整理大量的企業(yè)檔案資料,編號、登記、歸檔、整理。這些看似簡單的工作實(shí)際需要用大量的時間來完成,可能經(jīng)常一抬頭就發(fā)現(xiàn)隔壁桌的同事已經(jīng)下班走了。而且企業(yè)的檔案資料需要確保其完整性和安全性,稍有不小心可能會資料丟失,造成無法彌補(bǔ)的損失。

檔案工作的繁瑣,需要大量人力來完成。如何才能實(shí)現(xiàn)更為簡單的檔案管理,降低企業(yè)的運(yùn)營成本呢?通達(dá)創(chuàng)新利用OA系統(tǒng)通過電子化的分類存儲、無紙化的借閱操作,降低檔案管理的“繁瑣”度,提高效率。

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1、檔案資料電子化存儲

OA系統(tǒng)的電子檔案管理平臺,可以實(shí)現(xiàn)卷庫、案卷、文件管理的全程電子化。通過電子化的信息錄入,可以隨時進(jìn)行卷庫、案卷、文件的線上上傳、編輯、查看、刪除,不受時間和地域限制,并且該操作支持批量完成。在進(jìn)行新建時,可詳細(xì)列明名稱、編號、保管期限、所屬案卷/卷庫、組卷年度,并且可以通過附件上傳封面及相關(guān)資料。

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文件組卷。文件組卷時,選中所需組卷的文件,即可批量性的將選中文件組卷至相應(yīng)案卷中。選擇案卷時,可直接查看該案卷的基本信息,防止組卷錯誤。

案卷封/拆卷。組合起來的案卷也可進(jìn)行拆卷操作,以方便對文件進(jìn)行重新組合。對于整理好的案卷,可將其封卷,避免誤拆風(fēng)險。

權(quán)限管理。企業(yè)的檔案基本上都存儲著需要保密的文件,為了保證其安全性,需要對其進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置。在系統(tǒng)內(nèi),針對特定的卷庫、案卷、文件,都可進(jìn)行借閱范圍的設(shè)置,權(quán)限可詳細(xì)到個人,防止隱私泄露,進(jìn)一步提升檔案的安全性。

2、檔案輕松管理,管理日志留痕跡

隨著企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展,存儲在系統(tǒng)內(nèi)的檔案可能會失去價值,需要進(jìn)行銷毀,

然而,在銷毀中總是會遇到銷毀痕跡無跡可尋的問題,還可能會遇到誤銷案卷無法恢復(fù)的問題,給檔案工作帶來極大的麻煩。

在電子檔案管理平臺內(nèi),就可以輕松解決這一問題,檔案的所有操作日志都可以在系統(tǒng)中查詢到,責(zé)任可以落實(shí)到人;如果檔案被誤銷毀還可以恢復(fù)。在鑒定案卷時,可查看該案卷基本情況,并進(jìn)行鑒定意見的書寫,系統(tǒng)自動匯成鑒定日志。確保重要案卷不丟失、不損害,管理方便。

3、電子化借閱流程

檔案具有高隱私性,借閱管理需要非常謹(jǐn)慎,發(fā)生丟失或損害,也能第一時間找到責(zé)任人。

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通過流程化運(yùn)轉(zhuǎn),有借閱需求可直接進(jìn)行線上申請,寫明借閱的時間及歸還時間,相關(guān)負(fù)責(zé)人可通過“借閱審批”列表進(jìn)行審批。通過“我的借閱”可查看審批情況及過往借閱記錄;通過借閱記錄則可以查看全部人員的借閱情況及歸還情況。除此之外,借閱信息也將自動記入“日志”中方便統(tǒng)一管理。

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繁瑣,不應(yīng)該是檔案工作的代名詞。通電子化信息錄入、全方位“日志”跟蹤、便捷權(quán)限管理、無紙化借閱申請,將繁瑣化為精細(xì),讓檔案管理更簡單。

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